2.3. Påføring av eksemplarer

Når katalogdataene er registrert er man halvveis, det siste steget er å registrere eksemplaret.

Etter at posten er lagret, klikk på fanekortet Eksemplarpåføring (Alt+e).

Viktig

Hvis du vil gå direkte fra søkevinduet til Eksemplarpåføringsvinduet kan du markere posten i trefflisten og trykke på ikonet ( Ctrl+e).

Hvis du mangler noen av feltene i bildet under skyldes det at visning av feltene er tatt bort i innstillingene for Eksemplarpåføring (under avsnittet Vis). Se Seksjon 2.5, «Innstillinger».

  1. Tilveksttype. Brukes bl.a. i forbindelse med den årlige statistikken som skal avleveres til Nasjonalbiblioteket. Tilvekst er nytt materiale, Retrospektiv tilvekst er registrering av gammelt, Udefinert kan f.eks. være gaver.

  2. Hak av hvis eksemplaret stammer fra Kulturfondets innkjøpsordning.

  3. Avdeling. Avdelinger er vanligvis fysisk adskilte steder. Lærerbibliotek og Elevbibliotek kan være fornuftige avdelinger. Noen har også egen avdeling for Lærebøker.

  4. Plassering. Hvis man har samlet stoff om et tema på et sted, kan en plassering være fornuftig. Både avdeling og plassering vises på strekkoden.

  5. Note. Kan f.eks. brukes til å registrere andre utgaver. Det er ikke nødvendig å registrere nye utgaver i en ny katalogpost. Hvis man har Hamsuns Pan fra før, kan en ny utgave legges inn på den gamle katalogposten, men skriv gjerne i Note-feltet at eksemplaret er f.eks 2. utg.

  6. Ikke til utlån. Hak av her hvis det ikke skal være mulig å låne eksemplaret. (Beregnet til lesesalsbruk).

  7. Alt(ernativ). strekkode. Felt for å legge inn alternativt strekkodenummer. En alternativ strekkode inneholder som regel bare et løpenummer og er ferdigtrykte på rull. Hvis man legger inn flere eksemplarer, skanner/legger man inn det første strekkodenummeret og systemet fyller på med resten, dvs øker det innlagte strekkodenummeret med en for hvert eksemplar (se eksempel i kolonnen Alt.strekkode i illustrasjonen over).

    Framgangsmåten for bruk av alternative strekkoder:

    • Velg avdeling, plassering osv.

    • Skann inn (første strekkode) i feltet Alt. strekkode.

    • Trykk på knappen Lagre ny, skriv inn antall eksemplarer og trykk på Ok.

      Hvis man legger inn flere eksemplarer vil systemet øke det alternativ strekkodenummeret med 1 for hvert eksemplar etter den første.

  8. Hvis man ikke bruker alternative strekkoder vil feltet Etikettpulje vises istedet:

    Etikettpulje. Må være med for å få generert/skrevet ut etiketter. Standard er j. Puljen/bokstaven fjernes automatisk når etiketten er generert.

  9. Lånetid, eksakt. Det er vanligvis ikke å anbefale at man setter eksakt lånetid! Som regel er det mer fornuftig å knytte lånetid til lånerkategori og dokumenttype. (Les mer om lånetid her: http://bibliofil.no/kundeinfo/dokumentasjon/web/tkutl/lanetid.html.) Hvis man likevel vil ha en fast lånetid på eksemplaret kan det settes her, dvs skriv inn antall dager.

    Men det er en type materiale hvor det kan lønne seg å sette eksakt lånetid, og det er på lærebøker. Hvis man klikker på listen til høyre for eksakt lånetid-feltet vil man få et valg, skoleslutt. Eksemplarer med lånetid satt til skoleslutt håndteres spesielt i utlånet, disse vil automatisk bli merket som Studielån!

    Forfallsdato for skoleslutt settes v.h.a. instillingen Dato for skoleslutt dag/måned (FellesinstillingerTkUtlGenereltOppsett avvikende forfallDato for skoleslutt dag/måned). Det angis som dag/måned, f.eks. 5/6. Alle eksemplarer merket med skoleslutt vil da få førstkommende 5/6 som forfallsdato. I tillegg vil de automatisk bli merket som studielån i oversikten over lån.

  10. Inst.kode, Format, Klassenr. og Oppstilling. Disse feltene er hyllesignaturer, dvs marctagg *090. Det er altså mulig å ha forskjellige hyllesignaturer på eksemplarer. Kommer på strekkoden.

  11. Kolonnen Lånenr. viser lånenummer hvis eksemplaret er utlånt.

  12. Når valgene er gjort, trykk på knappen Lagre ny, skriv inn antall eksemplarer og trykk på Ok. Gå ut av malen ved å klikke på (Ctrl+w) og du er klar til å registrere nye titler.

  13. Endre. Marker eksemplar(ene) som skal endres. Klikk Endre. Rett f.eks. plassering eller fyll inn etikettpulje. Trykk Oppdater).

  14. Slett. Marker eksemplar(er) og trykk på knappen.

  15. Reserver. Trykk på knappen for å åpne reserveringsvinduet fra Søk.

2.3.1. Endring av eksemplarer

Man kan endre strekkode(r) v.h.a. knappen Endre (nederst i Eksemplarpåføring-vinduet). Marker eksemplaret eller eksemplarene som skal endres med musepekeren, og klikk på Endre.

Hvis det er markert flere eksemplarer vil de fleste feltene i utgangspunktet ikke kunne endres. Til høyre i bildet ligger knappen som åpner en liste hvor man kan hake av for felt som skal endres:

Hvis man vil gi alle eksemplarer eksakt lånetid skoleslutt, markerer du først alle eksemplarene med musepeker (hold inne venstre musetast inne og dra over alle linjene til alle har fått en blå bakgrunnsfarge), klikk på og hak av for Lånetid eksakt i menyen, velg Skoleslutt ved Lånetid, eksakt og til slutt klikk på Oppdaterer-knappen nederst til venstre i vinduet.

2.3.2. Sletting

Hvis man skal slette (kassere på fagspråket) flere ting, f.eks en bunke med utdaterte lærebøker, kan man med fordel bruke funksjonen Masseendring av eksemplarer. Massendring gjør det mulig å endre opplysninger for flere eksemplarer ved å lese inn strekkoder. Funksjonen er tilgjengelig i både utlån, søk og katalog.

I katalog ligger Masseendring av eksemplarer bak ikonet og i Fil-menyen. Velg Kassering og skann inn strekkoden fra det som skal kastes.

Når det gjelder kassering av enkeltbøker, så avhenger svaret litt av hvilken situasjon man står oppe i. Hvis man katalogiserer kan det gjøres på 2 måter:

Hvis dere vil slette alt, katalogpost og eksemplar(er), er det enklest fra søkevinduet i katalog. Søk opp posten, marker den i trefflisten og trykk på Slett-knappen nederst i vinduet. Programmet vil sjekke om det er knyttet utlånsdata til eksemplaret og gi beskjed om det er noe:

Trykk Ja for å gå videre, man vil få et kontrollspørsmål til:

Husk at slettede katalogposter er tilgjengelige fra fanen Slettede i katalogs søkevindu. Dvs de kan hentes fram igjen hvis det skulle være behov for det.

Hvis man skal slette et enkelt eksemplar, kan det også gjøres fra (eller Ctrl+E) Eksemplarpåføringsvinduet, marker eksemplaret i listen (hvis det er flere) og trykk på Slett-knappen nederst i høyre hjørne. Svar Ja på kontrollspørsmålet.

I Søk kan man bruke kommandoen sletteks ( KommandoSlett eksemplar (sletteks) (Alt-k)). Merk at tilgang til kommandoen som standard er slått av, men kan slås på av root i Innstillinger under Tilgangsfanekortet.

Søk opp posten og skriv sletteks. Programmet viser:

Trykk Ok for å slette eksemplaret.

I Søk og Utlån kan man også endre status på eksemplar. Eksemplaret blir ikke slettet fra basen, men merket med en status som f.eks tapt og ikke på plass. Det kan jo hende at boka dukker opp igjen og da kan det være kjekt å bare levere den inn for at den igjen skal være tilgjengelig.

I Søk kan man bruke kommandoen endrestatus. Søk opp posten og skriv endrestatus, dette vinduet kommer opp:

Trykk Shift-Enter for å se en oversikt over statuskoder, Alt+kode setter koden direkte.

I Utlån kan dette gjøres fra oversikten over utlånt materiale. Marker en linje og trykk inn høyre musetast. Nederst i menyen som kommer opp er Endre status til ....